Entre le moment où j'écris cette phrase et le moment où elle sera publiée, le problème du spam sur Internet aura sûrement pris des proportions beaucoup plus importantes ou, en tout cas, on le ressentira comme tel. Il fut un temps, il n'y a pas si longtemps, où l'on pouvait créer une liste de diffusion sans avoir à prendre de mesures de protection contre le spam. De temps en temps, on pouvait recevoir un e-mail égaré, mais c'était suffisamment rare pour que cela reste peu gênant. Cette âge d'or est révolu. De nos jours, une liste de diffusion qui ne se prémunie pas du spam sera rapidement noyée sous les e-mails indésirables, au point qu'elle en devienne inutilisable. Les protections contre le spam sont indispensables.

On peut séparer les protections contre le spam en deux catégories : celles qui empêchent les courriers indésirables d'apparaître sur la liste de diffusion et celles qui protègent les listes de diffusions contre les collecteurs d'adresses des spammeurs. La première étant la plus importante, c'est celle que nous allons détailler en premier.

Les utilisateurs des listes rangeront souvent les messages dans des dossiers réservés au projet, séparés de leurs autres courriers. Leur logiciel de lecture de courrier peut faire cela automatiquement en vérifiant les en-têtes du message. Les en-têtes sont les champs au début du courrier qui indiquent l’expéditeur, le destinataire, le sujet, la date et d’autres informations à propos du message. Certains en-têtes sont bien connus et obligatoires :

De: ...
À: ...
Sujet: ...
Date: ...

D’autres sont optionnels bien que plutôt courants. Par exemple, vous n’êtes pas obligés de remplir l’en-tête :

Répondre à: expediteur@addresse.courriel.ici

Mais la plupart des gens le font puisque cela permet au destinataire de répondre de manière certaine à l’auteur du message (c’est particulièrement utile si l’auteur a dû recourir à une adresse différente de celle à laquelle les réponses devraient être adressées).

Certains logiciels de courrier fournissent une interface simple d’emploi pour trier les messages en fonction du sujet. Certaines personnes demandent par conséquent que les listes de diffusion ajoutent automatiquement un préfixe aux sujets afin que leur logiciel puisse automatiquement ranger ces messages dans le bon dossier. L’idée est que l’auteur du message écrive :

Sujet: Préparation de la version 2.5

mais que le message au final soit envoyé sous cette forme (par exemple) :

Sujet: [discussion@listes.exemple.org] Préparation de la version 2.5

Bien que la plupart des logiciels de gestion de listes de diffusion proposent cette option, je ne vous recommande pas de l’activer. Le problème réglé ici peut l’être par des moyens beaucoup moins marqués, et le prix à payer, l’utilisation de l’espace dans le champ Sujet, est bien trop élevé. Les utilisateurs habitués aux listes de diffusion passent en général en revue les sujets des messages pour décider de ce qu’ils vont lire et ce à quoi ils vont répondre. Ajouter le nom de la liste au sujet peut repousser la partie importante du sujet hors de l’écran, la rendant ainsi invisible. Cela masque les informations sur lesquelles les gens se reposent durant leur inspection des sujets, réduisant par conséquent l’utilité de la liste de diffusion.

Plutôt que de grignoter une partie du champ Sujet, enseignez aux utilisateurs à utiliser les autres champs, en commençant par le champ À : qui devrait afficher le nom de la liste :

À: <discussion@listes.exemple.org>

N’importe quel logiciel de messagerie pouvant filtrer les sujets devrait également pouvoir filtrer aussi facilement le champ À :.

D’autres champs optionnels sont en général remplis pour les listes de diffusion. Baser le filtrage sur ces champs est encore plus efficace que d’utiliser les champs À : ou Cc : puisque ces champs sont remplis automatiquement par le logiciel de la liste de diffusion, certains utilisateurs s’attendent à les trouver :

list-help: <mailto:discuss-help@lists.example.org>
list-unsubscribe: <mailto:discuss-unsubscribe@lists.example.org>
list-post: <mailto:discuss@lists.example.org>
Delivered-To: mailing list discuss@lists.example.org
Mailing-List: contact discuss-help@lists.example.org; run by ezmlm

Pour la plupart, leur fonction est évidente. Voyez http://www.nisto.com/listspec/list-manager-intro.html plus d’informations à ce sujet ou, si vous cherchez des spécifications vraiment détaillées et formelles, voyez http://www.faqs.org/rfcs/rfc2369.html.

Vous remarquerez que ces champs suggèrent que si vous avez une liste nommée "list", alors vous possédez aussi les listes administratives "list-help" et "list-unsubscribe". En plus de celles-ci, il est normal que vous proposiez "list-subscribe" pour s’inscrire et "list-owner" pour contacter les administrateurs des listes. En fonction du logiciel utilisé pour gérer vos listes, ces adresses et/ou plusieurs autres adresses administratives peuvent être mises en place, vous trouverez des explications dans la documentation. En général, un descriptif complet de toutes ces adresses spéciales est communiqué à chaque nouvel utilisateur au sein d’un message de bienvenue lors de l’inscription. Vous recevrez aussi certainement une copie de ce courrier. Si vous ne la recevez pas, alors demandez ce que reçoivent les utilisateurs lorsqu’ils s’inscrivent à une liste. Gardez ce message à portée afin de pouvoir répondre aux questions concernant les fonctions de la liste de diffusion ou, encore mieux, affichez-le sur une page Web, ainsi quand quelqu’un perd sa copie des instructions et envoie un message concernant les modalités de désinscription, vous n’avez qu’à lui envoyer l’URL.

Certains logiciels de liste de diffusion possèdent une option pour ajouter les instructions de désabonnement à chaque message. Si cette option est présente, activez-la. Cela n’ajoute que quelques lignes au message, ne gêne pas sa lecture, et peut vous faire gagner beaucoup de temps en évitant que les gens ne vous écrivent, ou pire encore, n’écrivent à toute la liste, pour demander comment se désinscrire.

Précédemment, dans une partie appelée la section intitulée « Évitez les discussions privées », j’ai insisté sur l’importance du fait que les discussions doivent se dérouler dans les forums publics, et j’ai dit que parfois des mesures devaient être prises pour éviter que les conversations ne se transforment en échanges d’e-mails privés. Ce chapitre traite de la mise en place des logiciels de communication du projet afin qu’ils facilitent au maximum la vie du projet. Par conséquent, si le logiciel de gestion des listes de discussion vous offre la possibilité de garder automatiquement les discussions sur la liste, vous vous direz qu’il est logique d’activer cette fonctionnalité.

En fait ce n’est pas si évident. Cette option existe, mais elle comporte des inconvénients plutôt restrictifs. Son utilisation est sujette à l’un des plus importants débats concernant la gestion des listes de diffusion, rien qui ne fera la une des journaux du soir, mais parfois les discussions à ce propos peuvent devenir tendues au sein des projets de logiciels libres. Ci-dessous je vais décrire la fonctionnalité, exposer les principaux arguments de chaque camp et vous donner mes meilleures recommandations.

La fonctionnalité en elle-même est très simple : le logiciel peut, si vous le souhaitez, remplir le champ Répondre à : automatiquement afin que les réponses soient redirigées sur la liste de diffusion. C’est à dire que, peu importe ce que l’expéditeur met dans le champ Répondre à : (ou même s’il ne le remplit pas), quand les abonnés de la liste recevront le message l’en-tête contiendra l’adresse de la liste :

Répondre à: discuss@lists.example.org

De prime abord, cela semble être une bonne chose parce que quasiment tous les logiciels de messagerie inspectent le champ Répondre à : et donc quand quelqu’un enverra une réponse, elle sera automatiquement envoyée à la liste entière : pas uniquement à l’expéditeur du message auquel on répond. Bien sûr, la personne qui répond peut modifier à la main le destinataire du message, mais l’important est que, par défaut, les réponses sont directement envoyées à la liste. C’est un très bon exemple d’utilisation de la technologie pour encourager la collaboration.

Malheureusement, il existe quelques inconvénients. Le premier est connu sous le nom du problème de Je ne peux plus retrouver mon chemin : il se peut que l’expéditeur mette sa « véritable » adresse e-mail dans le champ Répondre à : parce que, pour une raison ou pour une autre, il a utilisé une autre adresse pour envoyer le message que celle qu’il utilise pour les recevoir. Les personnes qui expédient et lisent les messages à partir de la même adresse n’ont pas ce problème, et sont même parfois surprises d’apprendre son existence. Mais, pour ceux qui utilisent leurs comptes mail de manière particulière ou qui n’ont pas de contrôle sur le champ De : dans leurs courriers (parce qu’ils écrivent depuis leur travail, ou parce qu’ils n’ont pas assez d’influence sur le département informatique), utiliser le champ Répondre à : peut être la seule manière d’être sûr que les réponses leur parviennent. Quand une personne dans cette situation envoie un message à une liste de diffusion à laquelle il n’est pas abonné, l’adresse dans le champ Répondre à : devient une information essentielle. Si le logiciel remplace cette adresse, il se peut qu’il ne reçoive jamais de réponse.

Le deuxième inconvénient est lié aux attentes et, d’après moi, c’est l’argument qui a le plus de poids contre l’automatisation du champ Répondre à :. La majorité des gens ayant l’habitude de se servir des e-mails sont accoutumés à deux choix simples pour répondre : Répondre à tous et Répondre. Tous les logiciels modernes de messagerie possèdent deux boutons distincts pour ces deux fonctions. Les utilisateurs savent que pour répondre à tout le monde (ce qui inclut la liste), ils doivent utiliser le bouton « Répondre à tous », et que pour répondre en privé à l’auteur ils doivent utiliser le bouton « Répondre ». Même si votre but est d’encourager les gens à répondre à toute la liste le plus souvent possible, il y aura parfois des circonstances qui font qu’une réponse privée est plus appropriée, par exemple, si une personne veut dire quelque chose de confidentiel à l’auteur du message original, quelque chose qui n’aurait pas sa place sur la liste publique.

Maintenant penchons-nous sur le cas où la liste a ré-écrit le champ Répondre à :. La personne qui répond appuie sur le bouton « Répondre » en s’attendant à envoyer un message privé à l’auteur du courrier. Puisque c’est ce qu’il se passe normalement, il ne prendra pas forcément la peine de vérifier l’adresse du destinataire du message. Il écrit alors son message privé et confidentiel, où il pourrait dire des choses gênantes sur une autre personne de la liste, et appuie ensuite sur « Envoi ». Alors qu’il ne s’y attendait pas, quelques minutes plus tard son message apparaît sur la liste de diffusion ! Il aurait effectivement, en théorie, dû prendre le temps de regarder avec précaution le champ Destinataire, et n’aurait pas dû supposer qu’il n’avait pas à se soucier du champ Répondre à :. Mais les expéditeurs règlent quasiment à chaque fois le champ Répondre à : de telle sorte qu’ils reçoivent la réponse (ou pour être plus précis, c’est leur logiciel de messagerie qui le fait pour eux), et beaucoup d’utilisateurs expérimentés le prennent pour argent comptant. En fait, lorsqu’une personne met une autre adresse que celle de l’expéditeur dans le champ Répondre à :, comme celle de la liste par exemple, il prendra en général la peine de le notifier dans le message, ainsi les gens ne seront pas surpris par ce qui se passe lorsqu’ils appuient sur « Répondre ».

À cause des lourdes conséquences potentielles que cela peut entraîner, je préfère configurer le logiciel de gestion de liste de manière à ce qu’il ne modifie pas le champ Répondre à :. C’est l’un des cas où l’utilisation de la technologie pour encourager la collaboration peut, à mon sens, avoir des effets pervers. Mais l’autre camp a également d’excellents arguments à faire valoir. Quel que soit votre choix, des gens de temps à autre vous demanderont pourquoi vous n’avez pas fait l’autre choix. Comme c’est quelque chose que vous ne voulez pas voir prendre de trop grandes proportions, il vaut mieux que vous ayez une réponse toute prête, une réponse qui mettra un terme au débat plutôt que de l’encourager. Ne faites pas paraître votre décision, que vous choisissiez une solution ou l’autre, comme étant la seule, l’unique valable et la bonne (même si vous pensez que c’est le cas). Insistez plutôt sur le fait que c’est un très vieux débat, que les deux camps possèdent de bon arguments, mais qu’aucun choix ne peut satisfaire tous les utilisateurs, en conséquence, vous avez pris la décision qui vous semblait la meilleure. Demandez poliment à ce que le sujet ne soit pas ré-ouvert, à moins que quelqu’un ait quelque chose de vraiment nouveau à apporter au débat, puis ne participez plus à la discussion en espérant qu’elle s’éteigne d’elle-même.

Quelqu’un pourrait suggérer de voter pour choisir une méthode ou l’autre. Vous pouvez le faire si c’est votre choix, mais je ne pense pas qu’un vote à main levée soit la meilleure solution dans ce cas. Le risque que quelqu’un se fasse surprendre par la modification du champ Répondre à : est trop important et le désagrément pour chacun est plutôt faible (devoir rappeler occasionnellement aux gens de répondre à la liste entière) pour qu’une majorité, même si c’est la majorité, impose un tel risque à une minorité.

Je n’ai pas abordé, ici, tous les aspects de ce problème, seulement ceux qui semblaient les plus importants. Si le sujet vous intéresse je vous conseille de lire ces deux documents canoniques toujours cités dans ce débat :

Malgré cette légère préférence énoncée ci-dessus, je ne pense pas qu’il existe une vérité « transcendante » à sujet, et je participe gaiement à de nombreuses listes imposant le Répondre à :. Le mieux que vous puissiez faire, est d’opter assez tôt pour une solution ou pour l’autre, et d’éviter de vous faire attirer dans un débat par la suite.

Les détails techniques concernant la mise en place de l’archivage d’une liste de diffusion sont particuliers au logiciel qui fait fonctionner la liste et dépassent le cadre de ce livre. Lors du choix, ou de la configuration, de l’archive, vous devez prendre en compte les facteurs suivants :

Ceci n’est qu’une liste technique pour vous aider à évaluer et mettre en place un outil d’archivage. Comment amener les gens à vraiment utiliser cet outil pour le bien du projet, est un sujet différent, qui sera abordé dans d’autres chapitres de cet ouvrage, en particulier dans la section intitulée la section intitulée « Conspicuous Use of Archives ».

Voici une liste d’outils Open Source pour la gestion et l’archivage de listes. Si le site qui héberge votre projet propose déjà une configuration par défaut, vous n’aurez peut-être jamais à faire de choix. Mais si vous devez en installer un vous-même, en voici quelques-uns. Ceux que j’ai utilisés sont Mailman, Ezmlm, MHonArc et Hyper- mail, mais cela ne veut pas dire que les autres ne sont pas bons (et bien sûr, il en existe probablement sur lesquels je ne suis pas tombé ; cette liste n’est en rien exhaustive).

Les logiciels de gestion de listes de diffusion sont :

Les logiciels d’archivage sont :